Projektorganisation.

Wie Sie Ihr Fabrikplanungsprojekt organisatorisch perfekt aufsetzen.

Lesedauer: 4 min.

Oft erleben wir, dass Unternehmen ohne große Vorbereitung in eine Reorganisationsplanung oder sogar eine Grüne-Wiese-Planung ihrer Fabrik laufen. Dabei hat das Projekt immense strategische Bedeutung: Oft ist die Neu- oder Umplanung einer Fabrik eine seltene, wenn nicht einmalige Aufgabe im Unternehmen. Aus diesem Blickwinkel wird deutlich, dass das saubere Aufsetzen eines Fabrikplanungsprojektes wichtig ist. Doch welche Aufgaben des Projektmanagements stehen an? Wie kann ein Aufbau eines solchen Projekts ergebnissicher geschehen? Und wie sollten Sie den Ablauf organisieren?

Wir geben Ihnen Hinweise aus mehr als 15 Jahren Produktionsberatung, gespickt mit vielen erfolgreichen Praxisbeispielen.

Themen der Projektorganisation

Zunächst sollten Sie sich klarwerden, welche Themen im Rahmen der Projektorganisation auf Sie zukommen. Wir haben folgende Erfahrung gemacht:

  • Projektleistungen: Definition der Aufbau- und Ablauforganisation über einen Projektstrukturplan sowie einen Projektablaufplan. Weil dies zu den wichtigsten Aufgaben im Fabrikplanungsprojekt gehört, finden Sie unten dazu mehrere Beispiele.
  • Projekttermine: Die Terminplanung gehört zu den kritischen Punkten eines Projektmanagements, weil die geplante Fabrik zu einem definierten Zeitpunkt in Betrieb gehen muss – schließlich planen Sie die Fabrik, um bestimmte Ziele zu erreichen. Mehr zu den Hintergründen zu Planungsursachen finden Sie hier. Wir empfehlen als „Sammelbecken“ für offene Planungsaufgabe eine rollierende Liste offener Punkte („LOP“-Liste), in der anfallende Aufgaben unterschiedlicher Granularität gesammelt, mit Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten versehen werden. Diese Aufgaben können dann in Abhängigkeit gebracht werden, bspw. unter Nutzung eines Balkenplans.
  • Projektkosten: Auch die Kosten des Projektes spielen eine gewichtige Rolle, denn oft bilden diese die Entscheidungsgrundlage, ob ein Projekt überhaupt begonnen wird oder nicht. Dazu sollten Sie in ganz enger Kooperation mit dem Architekten bauliche Kosten abschätzen. Weiterhin bietet es sich an, bspw. mit dem Industrial Engineering technologische Umstellungen zu bewerten. Da ggf. noch weitere Institutionen innerhalb (IT, Logistik, Produktion) und außerhalb (Technische Gebäudeausrüstung, Elektroplanung, Lieferanten) des Unternehmens beteiligt sind, kommt dem Fabrikplaner hier eine zentrale Bedeutung zu, da er alle Daten sammelt und konsolidiert.
  • Projektressourcen und -risiko: Wir empfinden dies als eine der wichtigsten Aufgaben, die gleichzeitig sehr häufig vernachlässigt wird. Welche Risiken entstehen durch das Projekt? Was passiert, wenn der neue Großauftrag, aufgrund dessen Sie die Erweiterung planen, doch nicht kommt? Wie gehen Sie mit ungeplanten Änderungen um? Versuchen Sie im Rahmen einer klassischen SWOT-Analyse ein Risikomanagement aufzubauen.
  • Wir beobachten auch immer wieder, dass insb. ein sinnvolles Stakeholder-Management fehlt. Dadurch kann im Extremfall viel interne und externe Unordnung entstehen. Bedenken Sie, dass durch eine Fabrikplanung unmittelbar Mitarbeiter betroffen sind – aber auch externe Parteien wie die Nachbarn, die Bewilligungsbehörden oder Kunden und Lieferanten. Daher gehört hierhin viel Aufmerksamkeit.

Ein Punkt ist an dieser Stelle ganz wichtig: Wir sprechen hier noch nicht von der eigentlichen Planung der Fabrik selbst – stattdessen sprechen wir davon, wie Sie ein Fabrikplanungsprojekt effizient aufsetzen.

Möglicherweise geben Sie jetzt den Hinweis, dass dies alles zu viel ist. Unsere Erfahrung: Nein, das ist es nicht. Wenn Sie mehrere Millionen Euro in die Reorganisation oder Neuplanung einer Fabrik investieren, ist das nicht zu viel. Ein hoher Aufwand am Projektbeginn spart Ressourcen und Doppelarbeit am Ende.

Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation legt fest, welche Planungsaspekte im Rahmen Ihrer Fabrikplanung berücksichtigt werden. An dieser Stelle ist besondere Aufmerksamkeit gefordert, denn wenn Sie hier eine Aufgabe vergessen, laufen Sie Gefahr, dass diese im Laufe des Projekts keine Aufmerksamkeit erhält. Wir schlagen Ihnen folgende Gliederung der Aufgaben vor:

  • Administration: Hiermit sind administrative Fragen des Projektes gemeint. Oftmals stellt sich heraus, dass durch den Neubau einer Fabrik auch eine neue rechtliche Gesellschaft geschaffen werden muss, insb., wenn Aktivitäten ins Ausland verlagert werden. Daraus ergeben sich auch Fragen nach Subventionen oder steuerliche Aspekte.
  • Produktion: Hierbei geht es um den Kern der Planung. Welche Maschinen ziehen um? Welche technischen Anforderungen haben diese an Medien (u.a. Druckluft, Wasser, Schmierstoffe, Späne, etc.)? Was denken Sie, wie in Zukunft die Technologien aussehen werden?
  • Qualität: In dieser Arbeitsgruppe geht es um alle Fragen, die mit der Qualität der Produkte und Prozesse zu tun haben. Gibt es einen Bedarf an bestimmten Messeinrichtungen? Welche Anforderungen haben diese an Räumlichkeiten? Soll in der neuen Fabrik ggf. auch das Qualitätsmanagement verändert werden, indem etwa eine Werkerselbstprüfung eingeführt wird?
  • Interne Logistik: In diesem Themenkomplex dreht sich alles um die Versorgung der Produktion. Wie sind Warenein- und -ausgang organisiert? Wie verläuft die interne Logistik? Mit welchen Beständen planen Sie im Werk? Wie erfolgen die Versorgung und Bereitstellung der Waren an den Produktionseinrichtungen? Welches Behälterkonzept nutzen Sie?
  • Supply Chain Management: In diesem Themenkomplex drehen sich die Arbeitsfragen um die Anbindung der Fabrik in das Produktionsnetz sowie die Abstimmung mit Lieferanten und Kunden. Fragen, die geklärt werden müssen, sind bspw., wie Transporte realisiert werden können. Gibt es externe Läger oder Verteilzentren, die Sie bedienen müssen? Wie schaffen Sie eine Integration Ihrer wichtigsten Lieferanten?
  • EDV und IT: Hier geht es um Fragen, die die IT-Infrastruktur umfassen. Wie realisieren Sie die Systeminfrastruktur? An welchen Stellen in der Produktion benötigen Sie welche Computer? Ganz operativ: Wie schaffen Sie es bei einer Werkserweiterung, das neue Werk im ERP-System zu führen?
  • Gebäude: In diesem Themenbereich dreht sich alles um die bauliche Gestalt der neuen Fabrik. Welche Anforderungen stellt das Grundstück? Wie groß wird die neue Halle? Gibt es bestimmte Umweltauflagen, die aus der eingesetzten Technologie herrühren? Welche technische Gebäudeausstattung wird benötigt? Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Schnittstelle zwischen Fabrikplanung und Bau die zentrale Funktion ist, denn oftmals „erledigen Architekten“ die Prozessplanung mit. Beharren Sie darauf, dass dies nicht so ist. Der Bau folgt den Anforderungen des Prozesses, nicht andersherum.
  • Personal: Hier gibt es eine ganze Reihe von Themen, die bedacht werden müssen. Gibt es bspw. neue Anforderungsprofile in der neuen Fabrik? Wie kann ein zusätzlicher Mitarbeiterbedarf gedeckt werden? Wie können ggf. auch neue Führungsmuster etabliert werden?
  • „Team vor Ort“: Dies hat sich für uns besonders immer dann als sinnvoll erwiesen, wenn eine Fabrik in das Ausland oder in beträchtlicher Entfernung vom Bestand errichtet wird. Es gibt sehr viele Fragen bei einem Fabrikplanungsprojekt, die im Prozess geklärt werden müssen. Die korrekte Umsetzung vor Ort (bspw. Abstimmung zwischen Prozess- und Gebäudeplanung) klärt die Truppe vor Ort.
  • Spezialthemen: Neben diesen „Projektabteilungen“ kann es Sonderfunktionen geben wie die Planung von Reinräumen, den Aufbau eines Hygienekonzepts, etc.

Die Fabrikplanung ist hier das verbindende Element. Der Fabrikplaner hält alle Fäden zusammen und stimmt offene Punkte ab. Klar, die Liste umfasst nur erste Beispiele für Fragen, damit Sie eine erste Orientierung haben – und Sie sehen: Es gibt viel zu tun.

Ablauforganisation

Die Ablauforganisation legt fest, wie Sie Ihr Projekt operativ „fahren“, in welcher Form Sie sich also abstimmen. Wir haben mit folgenden Abstimmungsformaten gute Erfahrung gemacht:

  • Interne Arbeitsgruppen zu Fachthemen: Hier findet die operative Facharbeit statt, hier entsteht also Ihre Fabrik. Diese Arbeitsgruppen arbeiten täglich zusammen und sollten sich weitgehend selbst organisieren. Sie berichten an den Planungs-Jour-Fixe.
  • Planungs-Jour-Fixe: Wir führen gern 14-tägliche Runden mit allen Teilprojektleitern durch. Dort berichten die Leiter der Arbeitsgruppen ihren aktuellen Stand. Dort ist auch der Platz, um sich mit anderen Planungsgruppen abzustimmen und externe Planungsbeteiligte zu hören. Die Aufgabe des Fabrikplaners ist es hier, die Fäden zusammenzuhalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Themen gehört werden.
  • Entscheider-Jour Fixe: Es hat sich für uns bewährt, wenn die wichtigsten Punkte des Jour Fixe regelmäßig, bspw. alle zwei oder vier Wochen, in ein Entscheidergremium vorgebracht werden. Dort wird neben dem aktuellen Stand auch vorgetragen, welche Entscheidungen zu treffen sind.
  • Blue Hour: Zum Abschluss haben wir noch folgenden Tipp: Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine Blue Hour Sinn ergibt. Was wir damit meinen? Oftmals haben wir eine „offene Stunde“ angeboten, bei der alle Interessierte aus dem Unternehmen die Möglichkeit haben, den aktuellen Planungsstand zu sehen, Fragen zu stellen und Hinweis zu hinterlassen. Dies geschieht völlig ohne formalen Rahmen, also bspw. einfach, indem der Projektleiter eine Stunde pro Woche in einem Besprechungsraum erreichbar ist. Dies erhöht die Akzeptanz in der Belegschaft deutlich.

Finden Sie sich in diesen Schilderungen wieder? Haben Sie abweichende Erfahrungen gemacht? Wir freuen uns auf Ihre Hinweise! Viel Erfolg bei Ihrer Planung.

GREAN GmbH



Fabrikplanung

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